Aufzeichnungspflichten für das häusliche Arbeitszimmer

Betriebsausgaben sind Ausgaben, die betrieblich veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). Allerdings gibt es in § 4 Abs. 5 EStG bestimmte Betriebsausgaben, die den Gewinn entweder nur teilweise oder gar nicht mindern. So sind beispielsweise Aufwendungen für Geschenke nur dann gewinnmindernd, wenn ihr Wert pro Person und Jahr nicht 50 Euro übersteigt. Bei der Bewirtung von Geschäftsfreunden sind lediglich 70 Prozent der Kosten abzugsfähig, und für ein häusliches Arbeitszimmer gelten spezielle Beschränkungen beim Betriebsausgabenabzug.

Selbst wenn die Voraussetzungen des § 4 Abs. 5 EStG für den Abzug von Betriebsausgaben erfüllt sind, ist der Abzug nur zulässig, wenn die entsprechenden Aufwendungen „einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben“ aufgezeichnet werden (§ 4 Abs. 7 EStG). Wird diese Aufzeichnungspflicht nicht eingehalten, können die entsprechenden Ausgaben den Gewinn nicht mindern.

Das Hessische Finanzgericht hat sich zu den Aufzeichnungspflichten im Zusammenhang mit einem häuslichen Arbeitszimmer bei Einkünften aus selbständiger Arbeit geäußert. Es entschied, dass die betrieblichen Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer auch bei der Gewinnermittlung durch Einnahmenüberschussrechnung fortlaufend und zeitnah gesondert aufgezeichnet werden müssen. Diese Pflicht gilt ebenfalls für sogenannte „Bagatellfälle“ bei Freiberuflern.

Nach Ansicht des Gerichts reicht eine bloße Belegsammlung, bei der die einzelnen Ausgaben erst im Folgejahr addiert werden, für die Erfüllung der Aufzeichnungspflicht nicht aus. Gegen dieses Urteil wurde Revision eingelegt, sodass die abschließende Entscheidung des Bundesfinanzhofs noch aussteht.

Es ist jedoch zu beachten, dass die hier beschriebene gesonderte Aufzeichnungspflicht nicht für die ab 2023 geltende Jahrespauschale für das Arbeitszimmer sowie nicht für den Werbungskostenabzug (z. B. für das Arbeitszimmer eines Arbeitnehmers) gilt.

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