Vorlage von E-Mails im Rahmen von Betriebsprüfungen

Neben der Buchführung, den Jahresabschlüssen und den Buchungsbelegen sind auch eingegangene geschäftliche Korrespondenz sowie Kopien der versandten Geschäftsbriefe nach § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO aufzubewahren. Diese Pflicht besteht unabhängig von der jeweiligen Kommunikationsform und erstreckt sich daher auch auf E-Mails, die heute einen großen Teil der geschäftlichen Kommunikation ausmachen. Für diese gilt regelmäßig eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO).

Im Rahmen einer Betriebsprüfung sind diese Unterlagen auf Verlangen der Finanzverwaltung dem Prüfer vorzulegen. Dies umfasst auch E-Mails mit steuerlichem Bezug. Das Verlangen nach Vorlage darf jedoch nicht unverhältnismäßig oder ermessensfehlerhaft sein. Insbesondere muss dem Steuerpflichtigen die Möglichkeit eingeräumt werden, private E-Mails auszusondern und ausschließlich solche mit steuerlicher Relevanz vorzulegen. Unzulässig ist hingegen die Aufforderung zur Vorlage eines vollständigen Journals über den gesamten E-Mail-Verkehr, einschließlich nicht steuerlich relevanter Inhalte. Ebenso wenig darf die Vorlage von E-Mail-Übersichten verlangt werden, die erst eigens erstellt werden müssten.

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