Vernichtung von Geschäfts- und Buchhaltungsunterlagen

Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsunterlagen und deren mögliche Vernichtung ab 2025

Für Buchhaltungsunterlagen gelten gesetzlich festgelegte Aufbewahrungsfristen (vgl. § 147 AO). Im Rahmen des Jahresabschlusses kann unter Umständen eine Rückstellung für künftige Aufbewahrungskosten dieser Unterlagen gebildet werden.

Mit Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen dürfen ab dem 31.12.2024 insbesondere folgende Unterlagen vernichtet werden:

10-jährige Aufbewahrungsfrist

Folgende Unterlagen dürfen gelöscht oder vernichtet werden, wenn ihre letzte Eintragung im Jahr 2014 oder früher erfolgte:

• Handelsbücher, Journale, Konten usw.
• Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Inventare aus dem Jahr 2014 oder älter, einschließlich der dazugehörigen Unterlagen, die zu ihrem Verständnis notwendig sind.

8-jährige Aufbewahrungsfrist

Buchungsbelege wie z. B.:

• Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen
• Kontoauszüge, Lohn- und Gehaltslisten
• Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege

Für diese Belege wurde die bisher 10-jährige Frist auf 8 Jahre reduziert. Entsprechend dürfen Belege aus dem Jahr 2016 oder früher ab 2025 vernichtet werden.

6-jährige Aufbewahrungsfrist

Folgende Unterlagen dürfen entsorgt werden, wenn sie aus dem Jahr 2018 oder früher stammen:

• Lohnkonten und zugehörige Unterlagen (z. B. Bescheinigungen)
• Sonstige Geschäftsunterlagen wie:
• Ausfuhr-/Einfuhrdokumente
• Auftragsbücher, Frachtbriefe
• Abgelaufene Darlehensverträge, Versicherungspolicen
• Geschäftsbriefe

Wichtige Hinweise zur Aufbewahrung

Alle Unterlagen, die zur Nachvollziehbarkeit und Kontrolle der Buchführung notwendig sind, müssen während der Aufbewahrungszeit zugänglich, lesbar und elektronisch auswertbar sein – unabhängig davon, ob sie in Papierform oder digital vorliegen. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) sind stets zu beachten.

Elektronisch empfangene Dokumente wie Rechnungen, Geschäfts- oder Handelsbriefe müssen im Originalformat (z. B. PDF, Bilddatei) gespeichert und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht verändert oder gelöscht werden.

Werden Papierdokumente digitalisiert, ist das verwendete Verfahren zu dokumentieren. Es muss sichergestellt sein, dass die gescannte Version inhaltlich mit dem Original übereinstimmt und vollständig sowie lesbar ist.

Beginn der Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem:

• die letzte Buchung erfolgte,
• das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht erstellt wurde,
• ein Handels- oder Geschäftsbrief ein- oder abgesendet wurde,
• ein Buchungsbeleg entstanden ist oder
• eine sonstige relevante Unterlage erstellt wurde.

Ausnahmen: Keine Vernichtung bei offener Steuerfestsetzung

Die Vernichtung ist nicht zulässig, wenn die Festsetzungsfrist für Steuern noch nicht abgelaufen ist (§§ 169, 170 AO).

Prüfung vor der Vernichtung

Vor der Vernichtung von Unterlagen sollte stets geprüft werden, ob bestimmte Dokumente trotz abgelaufener Fristen weiterhin als Beweismittel für Betriebsprüfungen oder potenzielle Rechtsmittelverfahren benötigt werden könnten.

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