Vernichtung von Geschäfts- und Buchhaltungsunterlagen

Für Buchhaltungsunterlagen gelten gesetzlich festgelegte Aufbewahrungsfristen (vgl. § 147 AO). Im Jahresabschluss kann unter Umständen eine Rückstellung für künftig anfallende Aufbewahrungskosten gebildet werden.

Nach Ablauf dieser Fristen dürfen – nach dem 31.12.2025 – insbesondere folgende Unterlagen vernichtet werden:

Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren:

Handelsbücher, Journale und Konten, deren letzte Eintragung im Jahr 2015 oder früher erfolgt ist
Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Inventare aus dem Jahr 2015 oder früher sowie alle zum Verständnis erforderlichen Unterlagen

Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren:

Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Kontoauszüge, Lohn- und Gehaltslisten, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege) aus dem Jahr 2017 oder früher

Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren:

Lohnkonten und dazugehörige Unterlagen mit Eintragungen aus dem Jahr 2019 oder früher
Sonstige Dokumente (z. B. Ein- und Ausfuhrunterlagen, Auftragsbücher, Frachtbriefe, ausgelaufene Darlehensverträge, Versicherungspolicen) sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2019 oder früher

Grundsätzlich müssen alle Unterlagen aufbewahrt werden, die für das Verständnis und die Prüfung der Buchführung relevant sind. Dies betrifft sowohl Papierdokumente als auch elektronische Daten wie E-Mails, Datensätze und digitale Dokumente. Dabei sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung einzuhalten. Während der gesamten Aufbewahrungsdauer muss sichergestellt sein, dass die Daten zugänglich, lesbar und maschinell auswertbar sind.

Elektronisch eingehende Rechnungen, Handels- und Geschäftsbriefe sowie andere wichtige Dokumente müssen im ursprünglichen Format (z. B. PDF oder Bilddatei) unverändert gespeichert werden und dürfen vor Ablauf der Frist nicht gelöscht werden.

Werden Papierunterlagen digitalisiert, ist das Verfahren zu dokumentieren. Dabei muss insbesondere gewährleistet sein, dass die digitale Version inhaltlich mit dem Original übereinstimmt sowie vollständig und lesbar ist.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgt ist, ein Abschluss erstellt wurde, ein Dokument empfangen oder versendet wurde oder die jeweilige Unterlage entstanden ist.

Eine Vernichtung ist jedoch nicht zulässig, solange die steuerliche Festsetzungsfrist noch läuft (vgl. §§ 169, 170 AO).

Zudem sollte vor der Vernichtung geprüft werden, ob bestimmte Unterlagen – trotz abgelaufener Fristen – weiterhin benötigt werden könnten, beispielsweise als Nachweis im Rahmen einer Betriebsprüfung oder eines möglichen Rechtsstreits.

Steuerberatung HEMA aus Bad Honnef

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