Empfang von E-Rechnungen ab dem 01.01.2025

Ab dem 01.01.2025 gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern (sogenannte B2B-Umsätze) grundsätzlich die Verpflichtung, Rechnungen in Form von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) auszustellen. Dies ist Voraussetzung, um den Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger geltend zu machen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Eine E-Rechnung muss ein strukturiertes elektronisches Format haben; eine eingescannte Papierrechnung oder eine einfache PDF-Datei reichen hierfür nicht aus.

Die Finanzverwaltung hat hierzu nun ein Anwendungsschreiben veröffentlicht. Es gibt jedoch Übergangsregelungen, die die Nutzung von Papierrechnungen und nicht strukturierten elektronischen Formaten (z. B. PDF-Dateien) für bestimmte Umsätze noch erlauben:

• Für Umsätze in den Jahren 2025 und 2026 dürfen Rechnungen weiterhin in Papierform oder im bisherigen Format ausgestellt und übermittelt werden.
• Für Unternehmer mit einem Gesamtumsatz von bis zu 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr verlängert sich die Übergangsfrist bis Ende 2027.

Wichtig: Ab dem 01.01.2025 müssen inländische Unternehmer jedoch bereits in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dazu genügt beispielsweise die Bereitstellung eines E-Mail-Postfachs.

Erstellung von E-Rechnungen

Es gibt zwei zulässige Methoden zur Erstellung von E-Rechnungen:

1. Erstellung in einem maschinenlesbaren XML-Format (E-Rechnungen können in einem vollständig strukturierten XML-Format erstellt werden.). Diese Dateien sind für Menschen nicht direkt lesbar, können jedoch mithilfe geeigneter Software aufbereitet und angezeigt werden.
2. Hybrides Format (z. B. ZUGFeRD). Alternativ ist die Erstellung von Rechnungen in einem hybriden Format möglich. Hierbei enthalten die Rechnungen sowohl die maschinenlesbaren XML-Daten als auch einen menschenlesbaren Dateiteil, z. B. ein PDF-Dokument. Dadurch wird die Verarbeitung der Rechnung beim Empfänger erleichtert.

Rechnungsformat und Übertragungsweg

Welches elektronische Rechnungsformat und welcher Übertragungsweg verwendet wird, ist zivilrechtlich zwischen den beteiligten Vertragsparteien zu vereinbaren. Während der Übergangszeit bis 2027 können jedoch weiterhin auch Papierrechnungen und herkömmliche elektronische Rechnungen (z. B. PDF-Dateien) verwendet werden.