Elektronische Rechnungen werden verpflichtend

Unternehmer sind aus steuerlichen Gründen dazu verpflichtet, eine Rechnung für erbrachte Leistungen auszustellen, insbesondere wenn die Leistung für einen anderen Unternehmer erbracht wird und nicht gemäß § 4 Nr. 8 bis Nr. 29 UStG steuerfrei ist (siehe § 14 Abs. 2 Nr. 2 UStG).

Für den Leistungsempfänger ist der Erhalt der Rechnung notwendig, um den Vorsteuerabzug geltend machen zu können. Bisher konnte die Rechnung in Papierform ausgestellt oder – mit Zustimmung des Leistungsempfängers – elektronisch übermittelt werden (§ 14 Abs. 1 Satz 7 UStG). Ab dem Jahr 2025 wird jedoch die Ausstellung von elektronischen Rechnungen bei Transaktionen zwischen zwei inländischen Unternehmern (sogenannte B2B-Umsätze) verpflichtend (vgl. § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Dabei muss die elektronische Rechnung ein strukturiertes elektronisches Format aufweisen, das die Extraktion der erforderlichen Rechnungsangaben ermöglicht, sodass eine als PDF gescannte Papierrechnung hierfür nicht ausreicht.

Aktuelle Übergangsregelungen:

• Für Umsätze, die bis zum 31.12.2026 ausgeführt werden, können Rechnungen weiterhin in Papierform oder – mit Zustimmung des Rechnungsempfängers – in einem elektronischen Format übermittelt werden, das den neuen gesetzlichen Anforderungen nicht entspricht (zum Beispiel im einfachen PDF-Format, § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).
• Diese Übergangsregelung gilt bis zum 31.12.2027 weiter, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Jahr 800.000 Euro nicht übersteigt (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG).
• Unter der Bedingung der Zustimmung des Empfängers dürfen Rechnungen in einem bisher zulässigen Datenaustauschverfahren (EDI) für Umsätze bis zum 31.12.2027 weiter genutzt werden (vgl. § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).

Die Übergangsregelungen betreffen ausschließlich das Ausstellen von Rechnungen. Unternehmer müssen hingegen den Empfang von elektronischen Rechnungen bereits ab dem 01.01.2025 akzeptieren; die Ausstellung einer Papierrechnung kann dann nicht mehr verlangt werden.

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