Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen

Für Buchhaltungsunterlagen existieren festgelegte Aufbewahrungsfristen gemäß § 147 AO. Es besteht die Möglichkeit, im Jahresabschluss Rückstellungen für zukünftige Aufbewahrungskosten dieser Unterlagen zu bilden. Nach Ablauf der gesetzlichen Fristen können nach dem 31.12.2023 insbesondere die folgenden Unterlagen vernichtet werden:

Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren:

• Bücher, Journale, Konten usw., in denen der letzte Eintrag 2013 oder früher gemacht wurde
• Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Inventare, die 2013 oder früher erstellt wurden, sowie die für ihr Verständnis erforderlichen Unterlagen
• Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Kontoauszüge, Lohn- oder Gehaltslisten, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege) aus dem Jahr 2013

Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren:

• Lohnkonten und Unterlagen (Bescheinigungen) zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2017 oder früher
• Andere Dokumente (z. B. Ausfuhr- oder Einfuhrunterlagen, Auftragsbücher, Frachtbriefe, abgelaufene Darlehensverträge, Versicherungspolicen) sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2017 oder früher

Es müssen alle Unterlagen aufbewahrt werden, die zur Verständigung und Überprüfung der Aufzeichnungspflichten relevant sind. Dies gilt für Papierdokumente ebenso wie für Daten, Datensätze und elektronische Dokumente; die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung müssen auch hier beachtet werden. Während des Aufbewahrungszeitraums müssen diese Daten zugänglich, lesbar und maschinell auswertbar sein.

Eingehende elektronische Rechnungen, Handels- und Geschäftsbriefe oder andere wichtige Dokumente müssen im Originalformat (z. B. im PDF- oder Bildformat) aufbewahrt werden und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungspflicht gelöscht werden. Werden Papierdokumente in elektronische Dokumente umgewandelt („gescannt“), muss das Verfahren dokumentiert werden, um die inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original sowie die Lesbarkeit und Vollständigkeit sicherzustellen.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung ins Buch gemacht, das Inventar erstellt, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht erstellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder gesendet, der Buchungsbeleg erstellt oder die Aufzeichnung gemacht wurde oder die anderen Unterlagen erstellt wurden.

Die Vernichtung von Unterlagen ist nicht gestattet, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist (vgl. §§ 169, 170 AO). Bei der Entscheidung über die Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen sollte grundsätzlich auch geprüft werden, ob und welche Unterlagen möglicherweise als Beweismittel für eine spätere Betriebsprüfung oder für ein eventuell noch zu führendes Rechtsmittel trotz der offiziellen Möglichkeit der Vernichtung weiterhin aufbewahrt werden sollten.